個人情報に関する取扱いについて
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北海道中小企業共済協同組合
 
 

当組合は、個人情報保護の重要性を認識し、また共済事業に対する皆様の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)、その他関連法令等を遵守して、個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく「個人番号」および「特定個人情報」を除きます。)を適正に取扱うとともに、その安全管理について適切な措置を講じます。

当組合は、個人情報の適切な取扱いについては、従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、当組合の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、継続的な見直しおよび改善に取り組んでまいります。

1.個人情報の取得について

ご提供いただく個人情報は、業務上必要な範囲内で、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

2.個人情報の利用目的について

ご提供いただいた個人情報は、共済制度の健全な運営と共済制度ご利用者に対するサービスの提供等のため、次の目的の達成に必要な範囲において利用しています。その他の目的に利用することはありません。

  • (1) 共済契約の申し込みに係る引受けの審査、引受け、履行・管理および付帯サービスの提供
  • (2) 共済事故の調査および共済金の支払
  • (3) 当組合が有する債権の回収
  • (4) 再共済契約の締結、再共済契約に基づく通知および再共済金の請求
  • (5) 当組合、北海道中小企業共済協同組合、全日本火災共済協同組合連合会のほか当組合の提携先企業・団体等の取扱う商品・各種サービスの案内・提供
  • (6) 各種イベント、キャンペーン、セミナーの案内、各種情報の提供
  • (7) 市場調査および商品、サービスの開発・研究
  • (8) お問い合わせ・依頼等への対応

3.個人データの第三者への提供について

ご提供いただいた個人データは、次の場合を除いて、第三者に提供することはありません。

  1. (1) 同意されている場合
  2. (2) 法令に基づく場合
  3. (3) 利用目的の達成に必要な範囲において、地方委員を含む委託先に提供する場合
  4. (4) 上記「2.」に定める利用目的の範囲において、北海道中小企業共済協同組合、全日本火災共済協同組合連合会のほか当組合の提携先企業・団体等と共同利用する場合
  5. (5) 再共済契約の締結、再共済契約に基づく通知および再共済金の請求等に必要な場合
  6. (6) 共済契約の適正な引受け、共済金の適正な支払および不適切な共済金の請求等を防止するために、共済団体・保険会社等の間において、共済契約、共済事故、共済金請求または共済金支払等に関する情報を交換する場合
  7. (7) 共済金の適正かつ迅速な支払を行うために、利用目的の達成に必要な範囲内の情報を、調査会社・医療機関・共済団体・保険会社・金融機関・当事者等の関係先に提供する場合
  8. (8) ご本人または公共の利益のために必要であると考えられる場合
  9. (9) その他正当な理由がある場合

4.個人データの共同利用について

当組合および当組合の関連団体である下記共同利用先は、その取扱う商品・サービスの案内または提供、共済契約等の引受け内容変更および共済金等の支払に関する判断のために、次の条件のもと個人データを共同利用します。

  1. (1) 個人データの項目:
    住所、氏名、電話番号、性別、生年月日、その他申込書等に記載された契約内容および共済事故に関する内容
  2. (2) 管理責任者:当組合
  3. (3) 共同利用先:
    北海道中小企業共済協同組合、全日本火災共済協同組合連合会

5.個人データの安全管理について

当組合は、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他個人データの安全管理のため、内部規程等の整備および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じます。

当組合は、利用目的の達成に必要とされる個人データの正確性・最新性を確保するために必要な措置を講じます。

当組合は、外部に個人データの取扱いを委託する場合、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど委託先に対する必要かつ適正な監督を行います。

6.個人情報の開示等の請求手続について

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示、訂正、追加等、または利用停止、削除等に関するご請求については下記連絡先までお問い合わせください。ご請求者がご本人であることをご確認のうえ、当組合所定の書式に必要事項をご記入いただいたうえで手続きを行い、後日、原則として書面にて回答いたします。なお、回答にあたり当組合所定の手数料をいただくことがあります。

保有個人データの訂正等につきましては、当組合が必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

なお、個人情報の利用停止や登録の削除等を行うとご提供できないサービス等が発生する場合やご契約をお引受けすることができない場合がありますのでご了承ください。

7.お問い合わせ窓口について

  1. (1) ご加入いただいた共済契約の内容や事故に関するご質問、ご照会等は、取扱地方委員または当組合業務部にお問い合わせください。
  2. (2) その他の個人情報の取扱いに関する次のご質問、ご照会、ご相談、苦情等は、下記連絡先までお問い合わせ下さい。適切・迅速に対応させていただきます。
    • 個人情報の取扱いや保有個人データに関するご照会・ご相談、苦情
    • 安全管理措置等に関するご質問

<ご連絡先>

北海道火災共済協同組合 総務部

〒060-0001 札幌市中央区北1条西7丁目 プレスト1・7

011-231-1322 (月曜日〜金曜日 9:00〜17:00 祝祭日を除きます)

以上

平成17年3月25日
北海道火災共済協同組合